A constituição de empresas pequenas empresas pode envolver o uso de capital que provêm das economias de seus fundadores ou de seus familiares, mas quando se fala de empresas de maior porte a empresa tem que buscar recusos de terceiros. Para levantar os fundos necessários para a execução de seus projetos, a empresa pode fazer uma de duas coisas ou ambas (1) Emprestar do banco ou emitir títulos de dívida, ou bonds, emprestando de indivíduos ou outras empresas (credores) (2) Buscar investidores que irão comprar parte da propriedade de empresa sob a forma de ações (investidores). Tanto credores como investidores estão interessados em saber se seu dinheiro está sendo bem utilizado e se o emprestante poderá pagar os juros e o principal no primeiro caso ou se a empresa poderá pagar os dividendos no segundo caso. Esse processo de divulgação de dados financeiros é chamado de disclosure.

Classificação da contabilidade

Existem basicamente dois tipos de contabilidade (1) Contabilidade Financeira, na qual a empresa mostra para credores, investidores e também para fins fiscais a situação contábil no decorrer do ano fiscal. Como a contabilidade financeira involve entidades de fora da empresa, o formato dos seus relatórios já são pré-determinados por lei. O relatórios que a empresa deve produzir são chamados extratos financeiros, ou financial statements, como a seguir: (a) O balanço, ou balance sheet (b) O relatório de ganhos e perdas, ou profit/loss report. (2) Contabilidade Gerencial, que são análises da saúde financeira da empresas do ponto de vista da gerência interna. Sua função não é menos importante do que a da contabilidade financeira mencionada acima, pois a partir desse dados os administradores da empresa podem tomar decisões e detectar problemas internos.

Manutenção dos livros

O processo contábil começa com registro de todas as transações efetuadas pela empresa no decorrer do ano fiscal. A maioria da pessoas está acostuma pensar no esquema do livrinho bancário onde os débitos e créditos ficam registrados uma atrás do outro, com o saldo atrás de cada transação. Esse modo lançamento, apesar de válido, não é o suficiente para descrever fielmente as atividades da empresa. Para resolver esse problema, foi inventado um método de lançamentos há mais de 500 anos atrás, chamado partidas dobradas e que vem praticamente inalterado desde então. No método de partilhas dobradas são sempre efetuados dois lançamentos por transação em duas contas diferentes é essa duplicação que irá permitir descrever dois fatores fundamentais: (1) Qual a situação atual de um determinado patrimônio (2) Saber a causa do aumento ou diminuição desse patrimônio. Por conveniência cada conta tem um lado direito (débito) e esquerdo (crédito) sendo que esse posicionamento se tornará importante na compreensão dos tipos de contas descrito a seguir. No método de partilhas dobradas são sempre feitos um lançamento do lado esquerdo de uma conta e outro do lado direito de uma outra conta.

Exemplo:

(Débito) Salários    200    (Crédito) Dinheiro    200

Note que o sentido das palavras débito e crédito nas partilhas dobradas não são exatamente as mesmas de que estamos geralmente acostumados. Basta lembrar que:

Débito = Esquerda e Crédito = Direita

Contas

O processo de lançamento de todas as transações financeiras pode se longo e penoso. Cada transaçã Para a pessoa que não seja um contador profissional é mais importante entender como são classificados os grupos de transações em contas do que efetivamente entedender como se fazem e classificam os lançamentos. As contas podem ser classificadas em cinco tipos e sucintamente definidas como a seguir:

1. Patrimônio: Tudo aquilo que no futuro irá causar o aumento de dinheiro na empresa como por exemplo dinheiro em caixa, empréstimos para terceiros, estoque, instalações, etc.

2. Despesas: São o dinheiro usado para o aumento das receitas da empresa, tais como compra de estoque, salários, luz, etc.

3. Dívida: O contrário do patrimômio. Tudo aquilo que leva à diminuição de dinheiro na empresa tal como empréstimos de terceiros (credores)

4. Capital: É o dinheiro entrado pelos investidores e também todo o lucro que foi gerado resultante da atividade da empresa, mas que não foi pago como dividendos para os investidores. Note que as  naturezas de Dívida e Capital são praticamente as mesmas, apenas diferindo a origem.

5. Receitas: Tal como a Dívida e o Capital esse tipo de conta indica como houve um aumento de dinheiro na empresa. A diferença fundamental é que esse aumento é o fruto e  resultado das atividades da empresa, não um dinheiro provindo de terceiros.

Notem um convenção importante: Patrimônio e Despesas são por convenção receitas de débito, o que quer dizer que lançamentos do lado esquerdo provocam uma adição na referida conta. Caso os lançamentos sejam feitos do lado direito causam uma subtração na conta. Da mesma forma, Dívida, Capital e Receitas são contas de crédito o que quer dizer que lançamentos feitos do lado direito causam uma adição na conta, ao passo que do lado esquerdo causam uma subtração.

Conclusão

Nessa primeira parte vimos rapidamente as definições e a função da contabilidade de maneira geral. Na próxima parte iremos ilustrar esses conceitos com um exemplo prático que tenho certeza irá clarificar o que discutimos nessa parte.

Vocabulário em Japonês

Contabilidade Financeira: 財務会計(zaimu kaikei)

Contabilidade Gerencial: 管理会計(kanri kaikei)
Balanço ou balance sheet: 貸借対照表(taishaku taisho hyou)
Relatório de ganhos e perdas ou profit/loss report: 損益計算書(son eki sekisansho)
Conta: 勘定科目(kanjou kamoku)
Classificação por contas: 仕訳(shiwake)
Lançamento nos livros contábeis: 簿記(boki)
Partilhas Dobradas: 複式簿記(fukushiki boki)
Débito: 借り方(karikata)
Crédito: 貸し方(kashikata)
Patrimônio: 資産(shisan)
Despesas: 費用(hiyou)
Dívida: 負債(fusai)
Capital: 資本(shihon)
Receitas: 収益(shueki)